Wyobraź sobie sytuację, w której idziesz do dentysty i mówisz, że boli lewa dolna szóstka a on wierci Ci w prawej bo inaczej przyzwyczaił się oznaczać strony szczęki. Na szczęście dentyści pracują według ściśle opracowanych zasad i wiedzy medycznej. Z centrami monitoringu w Polsce niestety tak nie jest. Nie stosują ujednoliconych reguł.
Jakie więc warunki powinno spełniać centrum monitoringu, aby nazwać je profesjonalnym? Czy istnieją jasne wytyczne, jakie standardy powinno spełniać? Jak zmierzyć profesjonalność usługi monitoringu?
Istnieje szereg norm i standardów, które dotyczą każdego centrum, jednak… mało kto się do nich stosuje, ponieważ nie są wymagane prawnie. Możesz o nich poczytać tutaj. W związku z tym trudno ocenić obiektywnie, które centrum monitorowania jest profesjonalne i w jakim stopniu, ponieważ nie ma jasnej skali, do której moglibyśmy się odnieść. Dobrym przykładem jest samo nazewnictwo – na terenie całej Polski jedni używają nazwę „centrum” inni „stacja” a jeszcze inni „baza” monitorowania.
Jak zadbać o jakość usług monitoringu?
Najważniejszym elementem centrum monitoringu jest właściwa organizacja obsługi zdarzeń alarmowych. Dotyczy to zarówno agencji ochrony osób i mienia, jak i firm sieciowych, działajacych również poza terenem rodzimego kraju. Profesjonalność centrum monitoringu polega między innymi na właściwej obsłudze alarmów i wszystkich zdarzeń – zarówno z systemów i nadajników alarmowych, ale też generowanych przez systemy analityki wideo. Takie możliwości oferuje Zintegrowane Centrum Monitoringu Safestar.
Dobrze zaplanowany monitoring i ujednolicony proces obsługi zdarzeń alarmowych to jeden z głównych czynników, który potwierdza profesjonalizm. Jasny i uniwersalny schemat obsługi potwierdza transparentne działanie firmy ochrony osób i mienia. Jednak jak osiągnąć optymalną organizację pracy centrum monitorowania i zwiększyć skuteczność usługi monitoringu?
6 kroków do lepszej organizacji pracy
Jeśli zastanawiasz się, jak ułożyć plan pracy swojego centrum monitoringu – poznaj 6 prostych kroków, które ułatwią Ci to zadanie.
- Przyjrzyj się uważnie temu, jak działa Twoje centrum monitoringu.
- Zapisz sposób funkcjonowania centrum w punktach lub narysuj schematy.
- Dołącz do tego najnowsze technologie i zobacz, czy dasz radę zoptymalizować przez to poszczególne etapy lub punkty.
- Dodaj elementy związane z bezpieczeństwem i innymi istotnymi wymogami (np. RODO).
- Przedstaw nowy plan swoim pracownikom i… zacznij działać.
- Monitoruj pracę i zaplanuj okresowe przeglądy procedur.
Po pierwsze, takie podejście umożliwi Ci uzyskanie kontroli nad jakością usługi a po drugie będziesz mógł tym wykazać się przed klientami. Będzie to również nieoceniony ale przede wszyskim konkretny wkład do materiałów marketingowych pokazujących Twoją profesjonalność.
Jak zautomatyzować obsługę zdarzeń alarmowych?
Dane alarmów umożliwiają trafne rozpoznanie zaistniałego zagrożenia oraz szybkie podjęcie interwencji. Jednak to automatyzacja procesów w centrum monitoringu umożliwia realne skrócenie czasu reakcji. Krótszy czas reakcji to sprawniejsze działanie ochrony i spore oszczędności na czasie. W Safestar dziennie obsługiwanych jest średnio 20 tysięcy alarmów. Jeżeli na automatyzacji obsługi użytkownicy systemu oszczędzą 1 minutę na każdym alarmie to łącznie zaoszczędzą 120 tysięcy godzin pracy rocznie – przyznasz, że to duże oszczędności.
Automatyzacja działań w centrum monitoringu to przede wszystkim:
- Ujednolicone procedury dotyczące obsługi wszystkich alarmów pochodzących z systemów alarmowych i wizyjnych za pomocą jednego narzędzia.
- Automatyczna kontrola sygnałów uzbrojeń, braków zasilania i łączności, itp. za pomocą ustalonych harmonogramów.
- Automatyczne tworzenie okresowych raportów oraz ich wysyłka.
- Wykorzystanie aplikacji mobilnej przez patrole interwencyjne.
- Monitoring i regularne tworzenie kopii zapasowych.
- Zaangażowanie użytkownika zabezpieczeń w sprawniejsze przekazywanie informacji, oferując mu aplikację mobilną.
Wiele firm ochrony próbuje wprowadzić nowoczesne metody pracy i automatyzować swoje procesy. Jednak kluczowym etapem takiej zmiany jest wybór odpowiedniego systemu. Bez niego wszystko jest trudniejsze, a czasami wręcz niemożliwe. Dobrze dobrany system umożliwia szybkie wprowadzenie zmian, automatyzację procesów oraz sprawy monitoring ich przebiegu.
Gdzie leży klucz do sukcesu?
Przypomnij sobie sytuację, kiedy po podłączeniu do centrum monitorowania obiektu z systemem analityki wideo wszystko się zawiesiło, trzeba było obiekt odłączyć oraz resetować system monitoringu?
Alarmy odbierane z analityki wideo przysparzają sporo problemów przez to, że jest ich bardzo dużo. Dlatego tak istotny jest wybór odpowiedniego rozwiązania. Safestar umożliwia bardzo sprawną obsługę alarmów z analityki wideo, dzięki następującym funkcjonalnościom:
- kolejkowanie i grupowanie alarmów,
- możliwość stosowania harmonogramów,
- jasne procedury,
- rejestry notatek,
- programowe uzbrojenia.
Zdecydowanym ułatwieniem będzie też aplikacja mobilna, która będzie mogła służyć jako narzędzie do rozbrajania i uzbrajania systemów analityki wideo przez klienta. O aplikacjach mobilnych Safestar możesz przeczytać tutaj.
Innym usprawnieniem, które zdecydowanie ułatwia pracę oraz wpłynie na bezpieczeństwo, jest możliwość przeglądania prealarmów w trakcie obsługi alarmu. Dzięki temu szybko zorientujesz się, czy alarm wiąże się z rzeczywistym zagrożeniem, czy jest fałszywy. Możesz również połączyć wyświetlany obraz z konkretnym sygnałem z czujek lub innych nadajników. To rozwiązanie sprawia, że odbierane sygnały są wiarygodne, co ułatwia dokładną analizę zagrożeń.
Dodatkowe wsparcie stanowi komunikacja głosowa. Wystarczy, że umieścisz głośnik obok kamery, a operator będzie mógł na bieżąco reagować nawiązując kontakt głosowy. Połączenie z monitorowanym miejscem następuje błyskawicznie – operator nie musi szukać numeru telefonu, ani właściwego aparatu. Wystarczy jedno kliknięcie, aby system automatycznie nawiązał połączenie.
Jak zmniejszać liczbę zbędnych interwencji?
Fałszywe alarmy stanowią nawet 95% wszystkich alarmów, które są obsługiwane przez centra monitoringu. Miesięcznie w Safestar odbieranych jest średnio 600 tysięcy fałszywych alarmów. Wyobraź sobie, że na każdy alarm poświęcany jest czas Twoich operatorów i to jest zmarnowany czas. Niestety, wpływa to na wysokie koszty funkcjonowania centrum. Oczywiście nie da się tego całkowicie wyeliminować ale można dążyć do minimalizacji tego niekorzystnego zjawiska. Często też, nim patrol interwencyjny dojedzie na miejsce jest już po fakcie. Znalezienie niezawodnego sposobu na ograniczenie liczby zbędnych interwencji jest trudne. Jeśli jednak to coś, na czym Ci zależy, warto podjąć odpowiednie działania w tym kierunku.
Możesz ograniczyć fałszywe alarmy poprzez:
- Właściwy montaż oraz regularną konserwację systemów alarmowych i wizyjnych.
- Profesjonalny serwis i konserwację
- Powiązanie sygnałów z różnych źródeł np. alarmu z SSWiN z alarmem z analityki wideo i ich właściwą analizę.
- Zautomatyzowanie odbioru i analizy sygnałów.
Z pewnością dokładne wyjaśnienie jak to robić wybiegałoby poza ramy tego artykuły, bo nie jest to wszystko takie proste. Ale zacznijmy chociaż od podstaw i uświadomienia sobie tego faktu.
Jak usprawnić raportowanie?
Męczy Cię sama myśl o kolejnym raporcie, który musisz ręcznie przygotować dla swoich klientów? Jednak coraz częściej raportowanie jest w zakresie podpisywanych z klientami umów. Kopiowanie danych z systemu monitoringu, wklejanie ich do arkusza w Excelu oraz ręczne porządkowanie to zmora większości agencji ochrony.
Raporty z nowoczesnych systemów monitoringu to nie tylko dane tekstowe umieszczone w tabelach. Coraz częściej są wzbogacone zdjęciami oraz nagraniami audio. Dzięki temu stanowią dobre źródło wiedzy na temat wszystkich zdarzeń w chronionym przez Ciebie obiekcie.
Profesjonalne systemy dla centrów monitoringu, takie jak Safestar posiadają szerokie możliwości konfigurowania a następnie automatycznego wysyłania raportów, również okresowych. Nie musisz ich przygotowywać, ani przesyłać ręcznie.
Jak bardzo jest to ważne? Safestar wysyła automatycznie 50 tysięcy maili z raportami miesięcznie. Wyobraź sobie ile byłoby potrzebne czasu na ręczne przygotowanie i wysłanie takiej ilości raportów. Zauważ jaka może być skala automatyzacji a tym samym oszczędności, jeżeli skorzystasz z odpowiedniego systemu. Więcej informacji o raportach znajdziesz tutaj.
Zobacz też na nasz materiał szkoleniowy z konfiguracji raportów. To jest bardzo proste a poza tym zawsze możesz liczyć na pomoc naszego wsparcia technicznego.
Podsumowanie
Obecnie na rynku istnieje szereg rozwiązań, w które warto zainwestować, aby podnieść jakość świadczonych usług ochrony i pozbyć się powracających problemów. Warto zacząć od analizy dotychczasowego sposobu działania i znalezienia aspektów działalności, które możesz wesprzeć technologią. To sprawi, że będziesz działać szybciej i bardziej efektywnie. Kolejnym krokiem jest zautomatyzowanie istniejących procesów – takich jak np. raportowanie. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i usystematyzujesz pracę swojego centrum monitoringu. Zastosuj również rozwiązania, które obecnie są chętnie wykorzystywane przez agencje ochrony. Jednym z nich jest komunikacja głosowa. Zamontowanie głośników na terenie chronionych obiektów pozwoli Ci reagować na bieżące zagrożenia bez konieczności niepotrzebnych interwencji. To sprawi, że na każdy alarm zareagujesz szybko, a to dodatkowo zmniejszy dotychczasowe koszty związane z fałszywymi alarmami i interwencjami, które nie zawsze były konieczne.
Najprostszym sposobem na udoskonalenie swojego sposobu działania jest wybór i korzystanie z odpowiedniego systemu. Najnowocześniejsze centra monitoringu w Polsce korzystają z chmurowego systemu Safestar. Wypróbuj ten system korzystając z bezpłatnego dostępu – wystarczy się tylko zalogować. Bez instalacji i bez dodatkowego sprzętu system jest gotowy do pracy w każdej chwili.
